EFFEKTIVISERT Grunnarbeid Vest har hatt svært godt utbytte av digitaliseringen.

Med SmartDok registreres timer og varer direkte inn i appen. Det utnytter Bergens-bedriften.

– Der timer og varer før var svinn, er det nå data som hjelper til full kontroll på prosjektene, sier Hatland.

– Vi har satt en regel i systemet der time- og vareregistreringer må rapporteres i SmartDok samme dag. Dette reduserer svinnet stort, fortsetter han.

God kontroll resulterer i korrekt fakturering og lønnskjøring. To tastetrykk, og lønnen er klar.

– Vår regnskapsfører berømmer systemet. Hun bare kontrollerer at alt er riktig, så er det bare å kjøre lønnen ut, roser den daglige lederen.

Faktureringen er langt mindre tidkrevende når alt kontinuerlig oppdateres.

– Samtidig får vi plass all viktig dokumentasjon, som resulterer i at kvalitetssikringen (KS) er mye bedre enn før, sier Hatland.

Hindrer svinn

– Vi har gått fra regneark og manuelle timelister til SmartDok. Det sparer oss sted mellom 30-50.000 kroner i måneden, innleder daglig leder Arild Hatland.

Reduksjon i svinn, integrasjon mot økonomisystemet og dokumentasjon knyttet til eventuelle reklamasjoner har ført til de største besparelsene

Med mange offentlige byggeplasser på kundelisten settes kravene for dokumentasjon enda høyere. Her har HMS systemet til SmartDok vært til stor hjelp. Den nye digitale HMS-håndboken i systemet er flittig i bruk.

– Det er lett for oss å bruke appen ute i felt, og ikke minst enkelt å legge frem dokumentasjon for oppdragsgiver. I tillegg er det enkelt å revidere den, sier Hatland.

– Bedriftshelsetjenesten var fryktelig imponerte over hvordan vi hadde det. Det viser at vi har alt på stell, legger han til.

HMS-håndboken digitalt

Selskapets ansatte bruker bilder aktivt i SmartDok for å dokumentere hva som blir gjort til enhver tid. Dette kommer svært godt med dersom det i ettertid skulle dukke opp en tvist. Genialt, mener Hatland, og trekker frem et eksempel.

– Vi fikk en reklamasjon på en dreneringsjobb. Vi hadde da 187 bilder av jobben lett tilgjengelig og kunne da vise at vi hadde alt på det rette i denne saken. Her er det svært mye å spare, understreker han.

Dokumenterer løpende

Daglig leder Hatland er svært fornøyd med fleksibiliteten SmartDok gir han og selskapet. Deler av systemet kan testes uten at de må binde seg til noe. På den måten kan bruken skreddersys til Grunnarbeid Vest.

– Vi velger selv hvilke moduler vi skal ta i bruk. Jeg kan for eksempel spørre om å få prøve verktøy-modulen for å se om denne delen av systemet er noe som kan gi oss verdi, sier han.

 – Den fleksibiliteten er veldig bra. Jeg tror ikke det finnes noe bedre system for entreprenørbransjen, fortsetter Hatland.

Foretrekker fleksibilitet

Grunnarbeid Vest AS ble startet i 1994 og tilbyr alt innen grunn- og betongarbeid i Bergen og omegn. Selskapet driver blant annet med graving, boring/sprenging, betong, drenering, natursteinsmuring og riving. I dag består selskapet av 13 ansatte.

– Kundene velger oss på grunn av kvalitet og den erfaringen vi har opparbeidet oss siden oppstarten. Vi er fleksible, og serviceinnstilte. Vi har maskiner og utstyr for både små og store prosjekter. Vår høyeste prioritet er nøyaktighet og kvalitet når vi utfører oppdrag, sier Hatland

Et av disse prosjektene var Wergeland Hageby. Et prosjekt Grunnarbeid Vest er spesielt stolt over å ha utført. Her gjorde selskapet grunnarbeidet. Hovedentreprenør var Byggmester Hitland.

– Dette var et komplisert oppdrag på mange måter, men der vår kompetanse på grunnarbeid og sprengning kom til gode, sier Hatland.

Grunnarbeid siden 1994

Styremedlem og eier av Grunnarbeid Vest AS, Bjørn Kallekleiv er glad Arild Hatland valgte å innføre SmartDok i starten av 2020. De opplever en stor forbedring når det kommer til timeregistrering, rapportering og kvalitetssikring.

– Før var det vanskelig å finne fram, eller få en god oversikt. Nå har vi full oversikt. Vi registrerer varer, timer og tar bilder som vi legger ved sjekklister via HMS-modulen i SmartDok, sier eieren.

Oversikt var det mulig å få tidligere også, men det tok bare så mye lengre tid.

– Om det er noe vi lurer på er vi kun få tastetrykk unna svaret. Resultatet er jo at våre kunder får bedre dokumentasjon og vi leverer høyere kvalitet, sier Bjørn Kallekleiv.

– Leverer høyere kvalitet

Selv om digitalisering betyr en relativt stor omveltning, har ikke Bergens-bedriften brukt spesielt mye ressurser på overgangen fra regneark og papir. Da beslutningen var tatt, var veien kort.

– Vi bestemte oss for SmartDok i februar 2020, og allerede i mars var alle i selskapet i gang med å registrere timer og varer i systemet, roser Hatland.

– Oppfølgingen fra SmartDok har vært veldig bra, og jeg ønsker å skryte av Steffen Nerdal i Bergen som har vært veldig flink med oppfølging, fortsetter han.

Rask overgang

Få full kontroll på avvikene

– En stor fordel, for hele bedriften

Dokumentert kvalitet fra Drange Maskin

LES MER om SmartDoks HMS-Pro

Vil sette standarden med HMS-Pro

– Vi mener at det ikke skal være nødvendig med flere systemer eller flere apper, sier Per Tore Hansen i SmartDok.

SmartDok

• Et programvareselskap med hovedkontor i Alta
  og kontorer i Oslo og Stockholm.

• Har siden 2005 utviklet et datafangstsystem for bygg- og anleggsbransjen.
• Systemet er webbasert og består av ti moduler som gir deg oversikt og enkel kontroll over timer på mann og maskin, vareforbruk, service og vedlikehold av maskiner, verktøyoversikt, dokumentasjon i form av bilder og sjekklister, kjørebok, brøytelister med mer.
• 40 ansatte fordelt på salg, support, utvikling og test, marked og økonomi.
• Visma er majoritetseier i SmartDok.