Dokumentasjonshelvete? Ja, kanskje. Men også en nødvendig redningsvest når tvisten kommer

I lederartikkelen «Som alle andre», publisert 23. september i år, skriver redaktør Klaus Eriksen at anleggsbransjen har blitt mer formalistisk, med stadig flere krav og regler for entreprenørene å forholde seg til. Han runder av med å kalle dagens situasjon et «dokumentasjonshelvete» for entreprenørene. Eriksen har et poeng. Anlegg er en praktisk og fysisk bransje, ikke en skriftlig og formalistisk en. For mange er de økende dokumentasjonskravene en irriterende stein i skoen. Likevel er dette en utvikling aktørene bør ta på alvor.

Krav til dokumentasjon og skriftlighet kan oppleves som en tidkrevende brems i prosjektet. Praksis viser imidlertid at de som tar seg tid til å følge kravene, står langt sterkere hvis det senere oppstår tvist. Klarer ikke partene å løse floken selv, og saken havner i retten, har domstolene gjentatte ganger og i stadig større grad lagt avgjørende vekt på tidsnære bevis.

Men hva er egentlig tidsnære bevis? Det er dokumentasjon som ble til mens prosjektet faktisk pågikk, og som viser hva partene visste, mente og gjorde der og da. Motsatsen er dokumentasjon som lages i ettertid, når tvisten allerede er et faktum. Typiske eksempler på tidsnære bevis er varsler, e-poster, møtereferater, rapporter, timelister og bilder. Når en uenighet skal avgjøres, er det disse bevisene som veier tyngst, ikke ekspertrapporter og rekonstruksjoner utarbeidet i ettertid.

Det er dessuten entreprenøren som i utgangspunktet har bevisbyrden for sine krav. Entreprenøren er den som best kan dokumentere hvordan forhold som den andre parten svarer for, har påvirket arbeidet. Derfor har entreprenøren en særlig sterk oppfordring til å sikre bevis mens arbeidet pågår. Høyesterett har i HAB-dommen pekt på at dette også følger av systemet med varsling og begrunnelse i NS-kontraktene.

Dokumentasjonskravene kan oppleves som både unødvendige og tidkrevende underveis i prosjektgjennomføringen, men å oppfylle dem er nødvendig for å sikre egen posisjon hvis det blir tvist. Tenk på dem som en forsikring. Den koster litt hver måned, og du merker ikke nytten før uhellet er ute. Men da er du sjeleglad for at du har den. Slik er det med løpende dokumentasjon i anleggsprosjekter også. Dokumentasjonsarbeidet skal ikke ta over for den fysiske jobben på byggeplassen, men sørg for å ha gode rutiner for løpende dokumentasjon. Det er forsikringen din den dagen uenigheten kommer.

HAB-dommen, se mer dokumentasjon hos BAHR og  CMS Kluge

PS: Advokat Stephensen har hatt en rolle i en sak som A&T har dekket i høst. Denne saken har ingen direkte bindinger til denne kommentaren.